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毎年こんなやりとりをしている感じです

ご訪問有り難うございます。
千葉市中央区で行政書士をしている佐藤博英です。

今日は、昨日予定していた通り、4月下旬までに連絡をした複数のクライアントさんへ、手続を行う上で必要な書類の準備ができているかどうかの確認連絡を行い、更に、毎年連休明けに必要書類の案内を行っているクライアントさんへ、案内連絡を行いました。

このクライアントさんに関する手続は、実際のところ、毎年7月中旬頃に行うものなのですが、もう10年近く、連休明けに連絡を行っています。私から「5月の連休明けに連絡します。」と約束して行い始めたのか、先方から「5月の連休明け早々に連絡して欲しい。」との要望があって行い始めたのか、もう忘れてしまいましたが、とにかく、連休明けに案内連絡を行っています。

連休明け2日目ともなると、キーボード操作も連休前の状態に戻り、サクサクこなし、このクライアントさんに対する案内文書、署名捺印が必要な委任状などの作成、ポストへの投函まで全て1時間以内に行うことができました。

4月下旬までに連絡をしたクライアントさんについては、全て準備状況の確認ができ、この内の数社は、来週早々に伺う予定となりました。
が、1社だけ準備にまだまだ時間がかかりそうな感じでした。

このクライアントさんに関する届出書の提出期限は4月28日(金)。この案内を4月3日(月)に「開封要求つき」のメールで連絡し、開封されたことも確認済み。でも、昨日までに書類が到着していない状況。
で、今日電話をしました。このやりとりは次の通りです。
私「行政書士の佐藤です。先月3日にメールでご連絡をした〇〇の届出についてですが、未だ書類が届きません。準備はいかがでしょうか?」
先方の社長さん「ごめんごめん。忘れてたわけじゃないんだけど。で、そろそろ郵送した方がいいのかなぁ?」
私「そうですね。最初にご連絡してから1ヶ月経ってますし、提出期限も過ぎてますので、お願いします。」
先方の社長さん「それじゃ、会社に戻ってから今日準備するから。準備できたら郵送するから。」
私(えっ?)「では、書類の到着をお待ちします。」

つまり、1ヶ月間何の準備もしていなかったらしい。1ヶ月で準備できなかったものが、1日で終わるはずがない。書類が届くまで、更に時間がかかることは明らか。今日までの間に途中1回連絡したのに、なんてこった。

このクライアントさんに携わってからの記録を見直すと、期限内に提出できたのは数回程度。ほぼ毎年1ヶ月遅れで5月に提出。ほぼ毎年こんなやりとりをしている感じがします。
で、毎年「来年こそは、期限内に提出できるよう、準備してもらおう。」と思っているのでしょうが、なかなか...。

行政書士 佐藤博英のwebサイト
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