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3月最後の業務日と言いたいところですが

ご訪問有り難うございます。
千葉市中央区で行政書士をしている佐藤博英です。

昨日予定していた通り、戸籍抄本を取得しに、市役所へ行ってきました。
3月最後の平日なので、かなり混雑していると思っていましたがそうでもありませんでした。

9時過ぎという早い時間だったかもしれませんが、戸籍抄本を取得するまで10分ほどでした。

銀行へ行って振込などをした後、クライアントさん2社に連絡して、来月伺う日時を決め、月次の会計処理を行おうとしたところ、クライアントさんから「産廃収集運搬で使用する車両を増やす。」との連絡を受けました。

そこで、車両の写真撮影方法も含め、必要になる書類の案内文書を急いで作成し送信。

で、会計処理を進めていると、先程のクライアントさんから増車する車両の車検証が送信されてきました。

会計処理を中断し、車検証を見てみると、そこに記載された車両の使用本拠位置は、産廃収集運搬の事務所として登録された本社ではなく、収集運搬以外の事業で使用している営業所の所在地でした。

車両の変更だけではなく、駐車場の変更(増設)も届け出なければならないので、「駐車場の変更も届出することになったこと」、「この理由」を含め、再度、必要書類の案内文書を作成し、送信しました。

送信した時間は、すでに営業時間後だったので、おそらく月曜日に問い合わせなどの連絡がくると思います。

送信後、中断していた会計処理を続け、先程やっと終わりました。

「早いもので、今日は3月最後の業務日でした。」と言いたいところですが、明日は、宗教法人の規則認証に向けた事前協議を行っている宗教団体さんと打ち合わせが入っています。

しかも、朝9時からなので、土曜だからといってゆっくり寝ているわけにはいかず、平日と変わらない時間に起きて、出発しなければなりません。

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やはり混雑していた窓口

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「建設業法施行令第3条使用人変更と役員変更」の届出を行うクライアントさんから、委任状が郵送されてきたことを受け、本籍地の市役所へ行き、「身分証明書」を取得してきたことから、本日の業務は始まりました。

本籍地の市役所は、事務所から比較的近い場所にあるため、時間短縮のため、郵送交付ではなく直接窓口へ行ってきました。

先週、別の市役所ではありますが、3月下旬の戸籍住民課や市民課がどれほど混雑しているか分かったので、今日もかなり混雑していることは予想していました。

案の定、窓口はかなり混雑していました。

30分後、身分証明書が交付され、その足で法務局へ行き、「成年後見登記を受けていないことの証明書」と、別のクライアントさんの「履歴事項全部証明書」を取得。

近くの郵便局で、遠方にある本籍地の市役所宛に「身分証明書の郵送交付申請」を行い、事務所に戻りました。

戻ってから、来月届出書を提出しなければならないクライアントさん宛に「必要書類などの案内文書」を送信。

明日は、戸籍抄本を取得しに、別の市役所へ行きますが、3月最後の平日ですので、かなり混雑しているに違いありません。

30分で交付されるか微妙です。

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申請書類の日付

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今日は、昨日予定していた通り、来週打ち合わせを行う予定の「建設業新規許可申請」に関する説明レジメと、来月から申請準備を始めなければならない「建設業更新許可申請」に関する案内文書などを作成していました。

新規許可申請に関するレジメについては、元ネタを保存しているので、アレンジするだけで済みました。
なので、必要書類の案内文書も含め、作成にはそれほど時間はかかりませんでした。

更新許可申請に関する案内文書などは、毎度のことながら作成に時間がかかりました。
特に、個人の実印を捺印してもらう「常勤性などに関する念書」、「経営業務管理責任者の略歴書」、「許可申請者の住所等に関する調書」の各下書き用書類に多くの時間を割きました。

で、全て作成を終え、見直した結果、改めて気付いた点がありました。

「経営業務管理責任者の略歴書」と「許可申請者の住所等に関する調書」には、「平成 年 月 日」と日付を記入する欄が設けられています。

4月27日から5月6日まで10連休となり、この連休中の5月1日には改元されます。

つまり、4月26日までに提出できるのであれば「平成」のままで良いのですが、5月7日以降に提出するのであれば、もう「平成」ではありません。

なので、せっかく作った「経営業務管理責任者の略歴書」と「許可申請者の住所等に関する調書」とも、「平成」という元号を削除し、「 年 月 日」に修正しました。

これで4月26日までの提出、5月7日以降の提出どちらにも対応できるようにしました。

4月1日には新元号が発表されるとのことですが、4月中に提出可能なのか、5月に提出するのか見極めながら、書類を作成する必要がありそうです。

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来月の届出に関する案内文書

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今日も、ひたすら書類を作成していました。
来月提出する届出に関する「必要書類などの案内文書」です。

4月27日から5月6日まで10連休となりますので、4月末までに提出しなければならない届出書は連休に入る前に提出すべきと考え、今週中に各クライアントさんへ送信する方が良いと判断したからです。

例年、4月末までに提出する届出に関する案内文書は、4月1日に送信していますが、今年は26日までに提出となると、必要書類の用意をして頂く期間も短くなります。

早めに案内文書を送信しておけば、クライアントさんの負担も軽くなります。

一日かけてクライアントさん向けの案内文書を作成した結果、明日か明後日には送信できるようになりました。

ちなみに明日は、来週打ち合わせを行う予定の「建設業新規許可申請」に関する説明レジメと、来月から準備を始めなければならない「建設業更新許可申請」に関する案内文書などを作成する予定です。

ここ数日、書類作成に追われています。

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建築士事務所と建設業の変更届

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今日から新しい1週間の業務がスタートしました。

その初日は、ひたすら建築士事務所の変更届と、建設業の変更届を作成していました。
まず、「建築士事務所の管理建築士と所属建築士の変更届」を1事務所分作成。

次に、「建築士事務所の役員と所属建築士の変更届」を2事務所分作成。

「建築士事務所の役員変更届」を1事務所分作成。

これで、建築士事務所に関する書類作成が完了。

続いて、「建設業の政令第3条使用人と専任技術者の変更届」を作成。

最後に「建設業の役員変更届」を作成し、これで建築士事務所と建設業に関する全ての変更届の作成が完了。

あとは、各クライアントさんから「添付書類の用意が調った。」との連絡を受ければ、届出書類に捺印ができるような状態になっています。

明日は、来月提出すべき届出や申請に関する案内文書を作成する予定です。

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3月下旬の戸籍住民課の窓口

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今朝9時前にクライアントさんへ伺い、建設業に関する届出書類に捺印をさせて頂きました。

捺印後、経営業務の管理責任者、専任技術者の各変更届で必要な住民票の写しを取得しに、住所地の市役所へ行きました。

経営業務の管理責任者と専任技術者は別々の方なので、市役所も2箇所廻ることになったわけですが、どちらの市役所もクライアントさんに近い場所にあったので、郵送交付ではなく、直接、市役所の窓口へ行ってきました。

3月下旬ということをすっかり忘れていたので、どの市役所の戸籍住民課窓口も、すさまじく混雑していました。

交付申請書は事前に記載していたので、受付カードを取れば良いだけだったのですが、カードに記載された番号が呼ばれるまで約15分待ち、住民票の写しが交付されるまで更に15分待ちました。

この待ち時間は2つの市役所とも同じくらいでした。

住民票の写しを取得した後、事務所に戻る途中にある郵便局へ寄りました。

別のクライアントさんの「建設業法施行令第3条使用人の変更届」で必要な住民票の写しを郵送で交付申請するためです。

ところが、この郵便局の窓口も混雑。
受付カードに記載の番号が呼ばれ、定額小為替が発行されるまで約15分待ちました。

郵便局を後にして、事務所に戻る途中の道が渋滞。

結局、事務所に戻ったのは14時過ぎ。
朝8時に事務所を出たので、都合6時間外出し続けたことになりました。

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入札参加資格の変更届

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昨日は、先週亡くなられた社長さんのお通夜に参列しましたが、参列者がかなり多かったため、長い時間立っていました。

そのせいか腰が痛かったのですが、だからといって休んでいるわけにはいきません。

今日は代表取締役変更に伴う、中央省庁の工事に関する入札参加資格変更届の準備などを行っていました。

ちば電子調達システムを利用した入札参加資格の代表者変更届、中央省庁統一の物品等の入札参加資格に関する代表者変更届は、共通受付窓口があるので、一括提出が可能ですが、中央省庁の工事入札については、各省庁個別の様式を使い、個別に提出しなければなりません。

昨年12月にインターネットで15機関宛に一括申請したので、変更届も当然ながら15機関宛に提出しなければなりません。

そこで、15機関のwebサイトにアクセスし、届出方法などの要項を探して、この要項を印刷するだけで、かなりの時間を要しました。

昨日中に、建設業の代表者・役員変更、経営業務の管理責任者変更、専任技術者変更に関する書類を全て作成しておいたので良かったものの、万一、作成していなかったら、今頃焦りながら作成していたに違いありません。

明後日の朝、クライアントさんへ伺い、建設業に関する届出書類に捺印して頂く予定になっているからです。

中央省庁工事の変更届に関する作業を終えた後、中央省庁の物品等に関する変更手続の要項と、ちば電子調達システムを利用した変更申請マニュアルを印刷。

その後、別のクライアントさんから先週依頼を受けた、建築士事務所の役員、管理建築士、所属建築士に関する変更、建設業の役員、政令第3条使用人、専任技術者変更に関する資料が送信されてきたので、政令第3条使用人と専任技術者の住民票写しを取得するための手配を行いました。

明日は休みです。
今週はいろいろあり過ぎたので、少しゆっくりしたいと思います。

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取締役会へオブザーバーとして出席しました

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今日は朝7時過ぎから8時半まで、先週金曜日に亡くなった社長の後任の代表者変更後に行わなければならない手続に関するレジメを作成しました。

昨日、税理士さんや社会保険労務士さんから「明日午前、後任の代表取締役を選定する取締役会があるので、オブザーバーとして出席して欲しい。」との連絡を受けたためです。

自分が担当すべき変更手続以外についても触れておくべきと考え、外出するまでの1時間半を利用して、急ぎ作成しました。

8時半過ぎに事務所を出て、9時の開庁時間と同時に「建設業更新許可申請書」を土木事務所へ提出し、20分ほどで受領印が押印された申請書の控えが交付され、受領して直ぐに移動を開始。

銀行などへ寄った後、前述のクライアントさんの本店で開催される取締役会に税理士さんや社会保険労務士さんと共に、オブザーバーとして出席。

この時、今朝作成したレジメを出席者全員に配布し、「まず後任の代表取締役を選定する作業を急ぎ行うこと。この手続が済まないと、この後行う手続が何も出来ないこと。代表取締役が変更した後、どのようなことをしなければならないか。」について説明しました。

これを受けて、後任の代表取締役を選定して頂きましたが、約1時間半要しました。

税理士さん、社会保険労務士さん、私の3名は以前から顔見知りだったので、連絡が取りやすく、お互い連携して手続を進めていくこと、私達3名とも会社をバックアップしていくことを役員の方々に約束してクライアントさんを後にしました。

私は今週22日朝一番でこのクライアントへ伺い、書類を渡すことになっているので、当日用意をお願いするものの案内文書を作成し送信。

それから、過去の資料を見ながら、変更手続で必要な許可通知書などのコピーをとり、更に本日の取締役会議事録の作成を行いました。

建設業の変更届については、作成することができなかったので、明日、作成することにしました。

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突然の訃報

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午前10時過ぎに、クライアントさんの社長が今朝亡くなったとの訃報を電話で受けました。

突然のことで、本当に驚きました。

最後にこの社長と話したのは、ちょうど1ヶ月前になります。
「1月に提出してもらった入札参加申請の結果通知書が郵送で届いた。」という連絡を受け、「その通知書は紛失しないようにして下さい。3年後の入札申請でも使用します。」といった受け答えをしたと記憶しています。

過去の記録を見ると、平成14年5月に「経営事項審査申請」の手続を行うため、前任の行政書士に紹介してもらったのが最初の出会いでした。

訃報を受け、まず頭に浮かんだのは、今後行うべき手続についてでした。

建設業許可の代表者変更、千葉県内の自治体に対する入札参加資格審査の代表者変更、中央省庁の物品等入札参加資格審査の代表者変更、12月に提出した中央省庁などの工事入札参加資格審査の代表者変更などやるべきことは多いです。

このため、他社から依頼を受けた書類作成を行っている最中も、「他に何か届出をすべきことがあるのではないか?把握しきれていないのではないか?」などと考えてしまい、思うように作成作業が進みませんでした。

夕方に、お通夜は来週19日、告別式は20日であるとの連絡を受けました。

告別式が済んで、数日経ったら、役員さんに今後行うべき手続について説明する予定ですが、当然ながら、この日時は未だ決めていません。

今日はとても暗い気分で過ごした一日でした。

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どうにかして欲しい花粉

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昨日、クライアントさんから「来月、管理建築士と役員の変更がある。」との連絡があり、必要書類などの案内文書を作成し、今朝クライアントさん宛に送信しました。

退任する役員の中に、建設業の政令第3条使用人と専任技術者を兼任している方がいたので、管理建築士と役員の変更だけに止まらなくなり、更に所属建築士の変更も発生するため、必要書類の案内文書、略歴などのヒアリングシートなどを含め、作成作業に数時間を要しました。

ただ、変更日間近の連絡であったり、また変更した後の連絡でもなく、役員退任日といった変更が生じる日まで日数に余裕があります。

このクライアントさんから、毎年、3月上旬から中旬頃といった早い段階で、役員変更などの連絡を下さるので、準備に時間を割くことができ、助かっています。

さて、今日は昨日までのような暖かい日ではありませんでしたが、飛散している花粉の量は変わらず、凄まじいものがありました。

朝から鼻は止まらず、くしゃみも止まらず、涙目にもなっています。

車で移動することが多いので、薬を服用することができないので、ひたすら耐えています。

「本当に花粉をどうにかして欲しい。」と願って生活しています。

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